Daily que virou relatório: como devolver a função à reunião

A cena é conhecida. Às nove e meia o time se reúne, cada pessoa diz o que fez ontem e o que vai fazer hoje, o gestor anota, e todos voltam para a mesa. Ninguém mudou de plano por causa do que ouviu. No dia seguinte, tudo se repete.

A reunião aconteceu, está na agenda e tem nome de prática ágil. Só que a função dela, que era o time se organizar para o dia, ficou pelo caminho. Ela virou um carimbo: serve para mostrar que o processo existe.

Como um rito perde a função

Quase nunca é por má vontade. Um rito começa com um propósito claro e vai sendo adaptado aos poucos. O gestor passa a participar da daily para se informar, e as pessoas começam a falar para ele. A retrospectiva levanta um problema que depende de outra área, nada acontece, e na vez seguinte ninguém se anima a levantar de novo. O planejamento fica curto porque a semana está cheia, e vira distribuição de tarefas.

Cada adaptação faz sentido no dia em que acontece. Meses depois, o time cumpre a agenda inteira e continua com os mesmos atrasos.

Quatro perguntas para o próximo rito

Na próxima vez que a reunião acontecer, vale observar sem intervir:

• Saiu alguma decisão dali, ou só repasse de informação?
• As pessoas falam entre si ou respondem para quem cobra?
• O que a última retrospectiva apontou mudou alguma coisa?
• Se a reunião sumisse por duas semanas, quem notaria?

Se a resposta à última pergunta for "ninguém", o rito hoje só custa tempo. E, pela lógica do Lean, uma etapa que não gera valor para quem recebe a entrega é desperdício, mesmo com nome de cerimônia ágil.

Daily: do status para o impedimento

A daily que funciona mostra o que impede o time de entregar o que combinou e quem vai resolver isso hoje. Algumas mudanças pequenas ajudam a voltar a isso.

A primeira é percorrer o quadro em vez de fazer a roda de pessoas. O time passa pelas tarefas em andamento, da mais perto de ficar pronta para a mais distante, e a conversa passa a ser sobre o trabalho.

Se o gestor precisa saber o andamento, o quadro atualizado responde, e o status sai da reunião. Quando ele deixa de ser a plateia, as pessoas voltam a falar umas com as outras.

Quando alguém diz que está travado, a reunião só acaba com o nome de quem vai ajudar e o horário.

Retrospectiva: menos itens, um dono

A retrospectiva perde a função quando produz listas. Dez pontos de melhoria por quinzena não cabem na rotina de ninguém, e o time aprende que falar não muda nada.

Funciona melhor escolher um ponto só, o que mais incomodou, e transformá-lo em tarefa com nome e data, no mesmo quadro das outras. A retrospectiva seguinte começa conferindo esse item. Quando o problema depende de outra área, a tarefa é levar o assunto a quem decide e trazer a resposta, mesmo que seja um não.

Planejamento: sair com um objetivo

Um planejamento que termina com vinte tarefas distribuídas e nenhuma frase sobre o que estará diferente no fim da sprint é uma reunião de agenda. Dá para testar pedindo a alguém de fora do time que diga, em uma frase, o que vai ser entregue.

Com um objetivo escrito, o time ganha um critério para a semana. Quando chega uma urgência, dá para perguntar se ela ajuda ou atrapalha aquilo, em vez de só empilhar.

Cortar ou consertar

Nem sempre a saída é cortar o rito. Às vezes basta a daily voltar a tratar do que está travando o trabalho do dia. Em outras, cancelar por um tempo é o melhor jeito de descobrir o que fazia falta, se é que fazia.

O que não ajuda é manter a reunião do jeito que está por receio de parecer menos ágil.

Onde a Jornada entra

Na consultoria da Jornada, quando o problema está no processo de desenvolvimento, usamos métodos ágeis e Lean para encontrar as etapas que não geram valor para quem recebe a entrega. E quando a questão é a cultura ágil que a empresa quer ter, o tema também pode virar treinamento para o time. Se os ritos do seu time estão na agenda e o trabalho segue igual, vale conversar sobre isso.