O que não colar em uma ferramenta de IA

Em muitas empresas, a adoção de IA começou com alguém colando um e-mail difícil em um assistente para pedir ajuda na resposta, sem projeto nenhum. Depois veio um trecho de código, uma planilha, um contrato. Quando a diretoria resolve discutir o assunto, o uso já faz parte da rotina.

Proibir raramente funciona, porque a ferramenta ajuda de verdade e está aberta no navegador de todo mundo. O que funciona é uma regra curta, fácil de lembrar, sobre o que pode ser colado e onde.

Por que colar é o momento que importa

Quando alguém cola um texto em uma ferramenta na internet, esse texto sai da empresa. O que acontece com ele depende do contrato daquele serviço: por quanto tempo fica guardado, quem pode ter acesso, se pode ser usado para melhorar o produto. Essas condições variam de um fornecedor para outro, e muitas vezes entre o plano gratuito e o plano empresarial do mesmo fornecedor.

A pessoa que cola quase nunca leu essas condições. Por isso a regra interna precisa ser mais simples do que elas.

O que fica de fora

Uma lista que serve para a maioria das empresas:

• Dados pessoais de clientes e funcionários. Nome com CPF, endereço, telefone, dados de saúde ou financeiros. A LGPD trata do uso desses dados, e a empresa responde por onde eles vão parar.
• Senhas, chaves e tokens. Nem para pedir ajuda com um erro. Um arquivo de configuração colado inteiro costuma levar uma chave junto.
• Contratos e propostas com nome de cliente. Se precisa de ajuda com uma cláusula, cole a cláusula, sem as partes.
• Código que é o diferencial do negócio. A regra de preço, o cálculo que a concorrência não tem.
• Informação que ainda não é pública. Resultado financeiro, negociação em andamento, plano de demissão ou de contratação.

A lista de cada empresa tem itens próprios. Uma clínica vai colocar prontuário no topo. Uma indústria, desenho de produto.

O que pode, e como

Dizer só o que é proibido deixa as pessoas sem saber como trabalhar. A regra fica completa com o outro lado:

• Texto que já é público, ou que seria publicado de qualquer forma.
• Dúvida técnica geral, com um exemplo inventado no lugar do dado real.
• Trecho de código sem segredo, sem chave e sem dado de cliente.
• Rascunho de comunicação interna sem informação sensível.

O hábito mais útil de ensinar é o de trocar antes de colar. O nome do cliente vira "Cliente A", o valor vira um número redondo, o CPF sai. Na maioria das vezes, a resposta da ferramenta fica igualmente boa.

Escolha uma ferramenta e diga qual é

Parte do risco vem de cada pessoa usar um serviço diferente, com conta pessoal. Quando a empresa escolhe uma ferramenta, lê o contrato, contrata o plano adequado e avisa "é esta", fica mais fácil pedir que ninguém use conta pessoal.

Quem faz essa escolha deve olhar pelo menos três pontos no contrato: se o conteúdo enviado é usado para treinar o modelo, por quanto tempo fica armazenado e quem na empresa administra as contas.

Coloque a regra onde ela é lida

Um documento de doze páginas na intranet não muda o que acontece na terça à tarde. Algumas formas que funcionam melhor:

1. Uma página só, com as duas listas: o que não colar e o que pode.
2. Uma conversa de meia hora com cada time, com exemplos do trabalho daquele time.
3. Um canal para dúvidas, com alguém que responde rápido. "Posso colar isso?" precisa ter resposta em minutos, ou a pessoa decide sozinha.
4. Revisão a cada poucos meses, porque as ferramentas mudam.

Vale também combinar o que fazer quando alguém erra. Se a pessoa que colou uma chave por engano tem medo de avisar, a chave continua valendo. Combine que avisar é o esperado, para a chave ser trocada no mesmo dia.

Regra não substitui preparo

A lista do que não colar é o começo. Usar bem um assistente de IA também envolve saber conferir o que ele responde, reconhecer quando ele inventa e entender em que parte do trabalho ele ajuda. Isso pede treino, com exemplos do trabalho de cada time.

Nos projetos de consultoria da Jornada que envolvem IA, a governança e o processo vêm antes da ferramenta, e o preparo de quem vai usá-la entra na conversa. Se o seu time já usa IA e a empresa ainda não combinou as regras, dá para começar por elas.